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Cómo migrar de Documentum a Alfresco en dos clics

Manuel Pedrero | 4 de noviembre de 2020

A menudo, algunas empresas con las que hablamos nos dicen que les gustaría cambiar de gestor documental pero que, por no realizar la migración, prefieren quedarse como están.

¿Y eso? Hasta hace poco, cuando cambiabas de software podían ocurrir muchas cosas y dos de ellas, las más temidas, eran que tu información desapareciera o que el nuevo software no la leyese de la forma correcta.

Una empresa a pleno rendimiento no puede permitirse estar unos días “con el culo al aire” o peor aún, perder parte o toda su información y documentación. Pero antes de seguir, deberíamos saber qué significa gestión documental. Ahora sí, podemos continuar.

La gestión documental: Nuestro mejor aliado.

En nuestro blog ya explicamos qué es un software de gestión documental y por qué prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse de este tipo de aplicaciones. La documentación de las empresas es cada vez mayor y una correcta gestión y digitalización de la misma es vital. En Incentro, somos expertos en gestión documental y como prueba de ello es nuestro partnership con Alfresco desde hace muchos años, contando con más de 30 consultores certificados en Alfresco.

¿Qué es Documentum?

Uno de los gestores documentales más populares desde hace años es Documentum pero, de un tiempo a esta parte, se ha quedado ligeramente obsoleto y es por eso que algunos de sus usuarios buscan alternativas más modernas y que se adapten a sus necesidades empresariales.

Documentum fue adquirido por Opentext y ahora mismo es una herramienta poco user friendly, compleja, poco flexible y no escalable. Además, no cuenta con muchas funcionalidades de colaboración y el coste es bastante elevado para el servicio que ofrece.

Incentro Migrate

Como comentábamos arriba, migrar de un software a otro puede ser una tarea tediosa, por no decir desastrosa, si no contamos con los conocimientos y herramientas correctas para ello.

Desde Incentro, como expertos desarrolladores de Alfresco y con amplios conocimientos de Documentum, decidimos crear Incentro Migrate, una herramienta de migración por la cual, con apenas unos clicks, podrás cambiar de gestor documental con total seguridad. No necesitarás ningún conocimiento técnico ni soporte del departamento de IT de tu empresa para hacerlo. En este video te lo explicamos:

Como hemos visto en el video, básicamente, hay que seleccionar las carpetas a exportar desde Documentum e Incentro Migrate generará una carpeta temporal con los archivos y sus metadatos, posteriormente, en Alfresco elegiremos donde queremos ubicarla y con un par de clicks tendremos toda nuestra información en Alfresco.

Además, Incentro Migrate no solo sirve como herramienta de migración sino que puede servir como back-up para Documentum en caso de que hubiera alguna falla de seguridad.

¿Por qué elegir Alfresco?

Además de Documentum, existen infinidad de herramientas de gestión documental que podrían competir con Alfresco, entonces ¿Por qué escogerla?

Al utilizar ECM heredados o estancos, nos encontramos con algunos desafíos comunes para muchos gestores documentales ó ECM:

  • ECMs que no están integrados en toda la organización debido a diferentes adquisiciones o fusiones empresariales entre los mismos (Ej: Documentum fue comprado por Opentext).
  • Poca inversión en el mantenimiento de las herramientas los convierte en softwares obsoletos y poco innovadores.
  • Muchos ECM no son cloud native ni ofrecen una solución en la nube, mientras que tu organización puede que ya haya migrado a la misma. (Por ejemplo, GCP está disponible para Alfresco, implementado por Incentro España por primera vez).
  • Pocas posibilidades de personalización, lo que reducen significativamente las opciones de tener un producto innovador.

Alfresco es una herramienta ECM open source, lo que significa que es susceptible de recibir numerosas mejoras o personalizaciones por parte de los desarrolladores, cosa que otros ECM no pueden realizar al tratarse de herramientas estancas. Al poder personalizar la aplicación al máximo, podremos sacar gran partido a la misma y adaptarla a nuestra necesidades organizacionales.

Alfresco, además de open source, es una herramienta user friendly, colaborativa, con una alta respuesta ante procesos de negocio complejos, que puede realizar una gestión completa del ciclo de vida de la información y, justo por ser open source, podemos desarrollar aplicaciones muy completas y flexibles.

En resumidas cuentas, Alfresco, que también cuenta con el servicio de migración propio de Alfresco, es una herramienta muy potente con la cual podremos automatizar y gestionar casi cualquier proceso de nuestra empresa.

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Manuel Pedrero

Manuel Pedrero es consultant en Incentro España

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