Datenschutzbestimmungen

Datenschutzerklärung von Incentro

Zuletzt geändert am: 1. September 2021

Dies ist die Datenschutzerklärung von Incentro Nederland B.V., Incentro Business Acceleration B.V., Incentro International B.V. und Incentro Software & Licensing B.V. (nachstehend als: „Incentro”, „wir“ oder „uns” bezeichnet). Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auf sichere Weise speichern, aufbewahren und verarbeiten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir unter anderem, welche personenbezogenen Daten gesammelt werden, wie wir die Daten verarbeiten und auf welcher Grundlage wir dies tun.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Aktivitäten und Websites, die unter Incentro fallen, unter anderem:

- incentro.com - careers.incentro.com - skate.incentro.com - cloudworker.co.ke - maildoodler.com - segona.io

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites von Dritten, auf die Sie über die Links auf unseren Websites gelangen. Wir können nicht garantieren, dass diese Dritte auf zuverlässige und sichere Weise mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, und empfehlen wir Ihnen daher, die Datenschutzerklärung dieser Parteien zu lesen, bevor Sie ihre Produkte oder Dienstleistungen nutzen.

Änderungen

Die vorliegende Datenschutzerklärung kann von uns jederzeit geändert werden. Auf dieser Website finden Sie immer die aktuelle Fassung. Oben in dieser Erklärung steht der Zeitpunkt der letzten Änderung. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, damit Sie über die letzten Änderungen informiert sind.

Wessen personenbezogene Daten werden von Incentro verarbeitet?

Diese Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Kategorien von Personen:

- Besucher einer unserer Websites (nachstehend: „Website-Besucher“),

- Bewerber oder andere Personen, die sich für eine Stelle oder ein Praktikum bei Incentro interessieren (nachstehend: „Bewerber“),

- Personen, die Kunde von Incentro sind oder bei einem unserer Kunden arbeiten (nachstehend: „Kunden“),

- Personen, von denen Incentro Produkte oder Dienstleistungen abnimmt oder mit denen Incentro zusammenarbeitet, oder Personen, die bei einem Lieferanten oder Geschäftspartner arbeiten (nachstehend: „Lieferanten“ und „Geschäftspartner“), und

- Dritte, unter anderem Personen, die kein Kunde oder Geschäftspartner sind, deren Daten jedoch in unseren Systemen vorkommen („Dritte“).

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet Incentro und aus welchem Grund?

Website-Besucher

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Website-Besuchern:

- über allgemeine Kontaktformulare erhaltene Daten, u. a. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, den Inhalt Ihrer Frage oder Bitte um Informationen und in einigen Fällen Ihre Funktionsbezeichnung und den Firmennamen,

- über Formulare, mit denen Sie sich selbst zu einer unserer Veranstaltungen anmelden können, erhaltene Daten, u. a. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und in einigen Fällen Ihre Funktionsbezeichnung und den Firmennamen,

- über Formulare, mit denen Informationen von einer unserer Websites heruntergeladen werden können, erhaltene Daten, u. a. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und in einigen Fällen Ihre Funktionsbezeichnung und den Firmennamen,

- über Formulare, mit denen Sie sich selbst für unsere (News) Updates anmelden oder registrieren können, erhaltene Daten, u. a. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, und

- Daten, die mit Hilfe von Cookies und vergleichbaren Technologien gesammelt werden.

Wir verarbeiten die oben genannten Daten von Website-Besuchern, um über eine eventuell gestellte Frage oder eine Bitte (um Information) zu kommunizieren, Kontakte zu pflegen und Informationen über eine Veranstaltung (z. B. Anfangszeit und Ort) zu verbreiten, Newsletters zu versenden und andere mit unseren Produkten und Dienstleistungen zusammenhängende Informationen bereitzustellen. Diese Verarbeitungen basieren auf der Durchführung einer (künftigen) Vereinbarung, einem berechtigten Interesse oder Ihrer Einwilligung.

Für weitere Informationen über die Daten, die mit Hilfe von Cookies und vergleichbaren Technologien gesammelt werden, verweisen wir Sie auf unsere Cookie-Erklärung.

Bewerber

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Bewerbern, falls und sofern sie uns diese Daten vorlegen:

- Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adressen), Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und Nationalität,

- absolvierte Ausbildungen, Kurse und Praktika,

- Daten zu Art und Inhalt des heutigen Arbeitsverhältnisses und dessen eventueller Beendigung,

- andere Angaben, die in Bezug auf die Besetzung der freien Stelle, auf die sich die Bewerbung bezieht, von Bedeutung sein können, z. B. die in einem Lebenslauf oder Bewerbungsbrief genannten Angaben, Referenzen und Notenübersichten, und

- andere Angaben, deren Verarbeitung im Zusammenhang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften wichtig ist.

Wir verarbeiten die oben genannten Daten, um die Identität des Bewerbers feststellen zu können und über das Bewerbungsverfahren zu kommunizieren, um die Eignung des Bewerbers für eine zu besetzende Stelle beurteilen zu können sowie zur Durchführung der geltenden Gesetze und Vorschriften. Diese Verarbeitungen basieren auf der Durchführung einer (künftigen) Vereinbarung, einer gesetzlichen Pflicht, einem berechtigtem Interesse oder der Einwilligung.

Kunden

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von unseren Kunden sowie Klienten oder Geschäftspartnern unserer Kunden (bzw. von Personen, die bei oder für unsere Kunden tätig sind), falls und sofern unsere Kunden uns diese Daten vorlegen:

- Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adressen) sowie Geschlecht,

- Daten, die zur Durchführung unserer Dienstleistung wichtig sind, wie etwa Kontaktdaten und Stellenbezeichnungen, und

- andere Angaben, deren Verarbeitung im Zusammenhang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften wichtig ist.

Wir verarbeiten die oben genannten Daten, um die Identität unserer Kunden festzustellen, Verträge mit Kunden zu schließen, unsere Dienstleistungen für Kunden zu erbringen, Vergütungen für unsere Dienstleistungen zu berechnen oder festzulegen sowie für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Diese Verarbeitungen basieren auf der Durchführung einer (künftigen) Vereinbarung, einer gesetzlichen Pflicht oder einem berechtigten Interesse.

Lieferanten und Geschäftspartner

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von (Personen, die tätig sind bei) Lieferanten und Geschäftspartnern:

- Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adressen) sowie Geschlecht,

- Angaben mit Blick auf Bestellungen oder den Einkauf von Dienstleistungen, und

- andere Angaben, deren Verarbeitung im Zusammenhang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften wichtig ist.

Wir verarbeiten die oben genannten Daten, um die Identität unserer Lieferanten und Geschäftspartner festzustellen, Verträge mit Lieferanten und Geschäftspartnern zu schließen, Bestellungen und Dienstleistungen für unsere interne Betriebsführung und die Betriebsführung unserer Kunden aufzugeben bzw. einzukaufen, in Kontakt zu bleiben, über aufgegebene Bestellungen und abgenommene Dienstleistungen zu kommunizieren, Vergütungen zu berechnen oder festzulegen sowie für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Diese Verarbeitungen basieren auf der Durchführung einer (künftigen) Vereinbarung, einer gesetzlichen Pflicht oder einem berechtigten Interesse.

Dritte

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Dritten:

- den Inhalt von (elektronischen) Berichten, die von Dritten stammen oder für Dritte bestimmt sind, und

- andere Daten, die uns von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder (anderen) Dritten vorgelegt werden (wie etwa Namen und Kontaktdaten) oder Informationen, die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen aus öffentlichen Quellen erhalten.

Wir verarbeiten die oben genannten Daten im Rahmen der Durchführung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden oder im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen uns, Lieferanten, Geschäftspartnern und/oder Dritten. Diese Verarbeitungen basieren auf der Durchführung einer (künftigen) Vereinbarung, einer gesetzlichen Pflicht oder einem berechtigten Interesse.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der Incentro unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, wenn der Schutz lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Incentro oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?

Incentro kann Ihre personenbezogenen Daten an ein verbundenes Unternehmen weiterleiten, wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke notwendig ist.. Außerdem leiten wir personenbezogene Daten in den folgenden Situationen an Dritte weiter:

Dritte, die Dienstleistungen für oder mit uns verrichten

Wir teilen Informationen mit Geschäftspartnern und Lieferanten, von denen wir Dienstleistungen abnehmen oder mit denen wir zusammenarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Unternehmen, die folgende Dienstleistungen erbringen:

- Analysen, um gezeigte Interessen von Website-Besuchern und Probleme auf unserer Website festzustellen.

- Kundenbeziehungssystem, um Kontaktdaten und die Kommunikation zwischen Incentro und ihren Kunden zu registrieren und zu pflegen.

- Buchführung hinsichtlich Rechnungen und Personal.

- Für einen reibungslosen Verlauf der Rekrutierung wurde ein Tool zur Verwaltung der Bewerbungen und der Kommunikation mit Bewerbern eingerichtet.

Sofern dies notwendig ist, haben mit Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Lieferanten und Geschäftspartnern geschlossen. In diesen Auftragsverarbeitungsverträgen ist genau festgehalten, welche Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Schutz eigener Rechte und der Rechte anderer Parteien

Zum Schutz unserer eigenen Rechte und der Rechte anderer Parteien ist es in bestimmten Fällen notwendig, Informationen gegenüber Behörden, Ermittlungsinstanzen oder anderen Parteien offenzulegen. In diesem Zusammenhang können wir Dritten, unter anderem Rechtsberatern, personenbezogene Daten vorlegen: (i) um auf eventuelle (Klage-)Ansprüche Dritter zu reagieren, gegebenenfalls im Zusammenhang mit einem juristischen Verfahren; (ii) um einer gerichtlichen Anordnung, einer Forderung oder einem Ersuchen einer Aufsichtsbehörde, eines Ermittlungsbeamten oder einer anderen staatlichen Stelle Folge zu leisten; (iii) um unsere eigenen (geistigen Eigentums-)Rechte und unsere Sicherheit und die anderer zu schützen, und (iv) um Aktivitäten zu beenden oder zu verhindern, die wir als rechtswidrig, unethisch oder strafbar betrachten, u. a. Betrug und Cyberkriminalität. Diese Verarbeitungen basieren hauptsächlich auf einer gesetzlichen Pflicht oder einem berechtigten Interesse.

Verkauf des Unternehmens

Ihre personenbezogenen Daten können als Vermögenswerte angesehen werden. Wenn es bei Incentro zu einer Insolvenz, Fusion, Übernahme, Reorganisation, Veräußerung von Aktiva oder einer vergleichbaren Situation kommt, können unsere Aktiva, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, im Rahmen dieser Transaktion einer Drittpartei verkauft und übertragen werden. Diese Verarbeitung wird in den meisten Fällen auf einem berechtigten Interesse beruhen.

Geben wir personenbezogene Daten an Länder außerhalb des EWR weiter?

In einigen Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten an Organisationen oder Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergegeben. Wenn Ihre personenbezogenen Daten an ein Land weitergegeben werden, das ein niedrigeres Schutzniveau als die Länder innerhalb des EWR bietet, werden wir geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten treffen, wie etwa den Abschluss eines von der Europäischen Kommission gebilligten Mustervertrags mit dem Empfänger der personenbezogenen Daten.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als zur Realisierung der Zwecke, für die diese Daten gesammelt wurden, notwendig ist, es sei denn, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, müssen die Daten länger gespeichert werden. Nachstehend folgen einige Beispiele:

- Personenbezogenen Daten von Website-Besuchern, die wir über (Kontakt-)Formulare erhalten haben, werden bis zu 2 Jahre nach Erhalt des Formulars aufbewahrt.

- Personenbezogenen Daten von Bewerbern werden bis zu 4 Wochen nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt. Wenn Sie darin eingewilligt haben, können wir diese Daten bis zu einem Jahr aufbewahren, da möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt noch eine geeignete Stelle für Sie frei werden kann.

- Steuerlich relevante Daten, wie unsere Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, müssen wir aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 7 Jahre aufbewahren.

- Verträge können so lange aufbewahrt werden, wie es für die Verjährung von Ansprüchen erforderlich ist.

Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir haben die notwendigen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, vor Löschung, Verlust, Änderung, unerlaubtem Zugang oder unerlaubter Weitergabe getroffen. Zu diesem Zweck haben wir einen Sicherheitsbeauftragten eingestellt, der in unserem Unternehmen mit der Informationssicherheit betraut ist. Außerdem sind wir nach ISO 27001 zertifiziert. ISO 27001 ist eine internationale Norm für Informationssicherheit. Nur entsprechend autorisierte Personen bei Incentro haben Zugriff auf personenbezogene Daten. Je nachdem, welche personenbezogenen Daten verwendet werden, werden Gruppen autorisierter Personen bestimmt. Den Gruppen gehören unsere Verkaufs- und Marketingfachkräfte an. Darüber hinaus beschäftigen sich auch Analysten, Entwickler und Officemanager mit den Daten. Unsere Vertriebsabteilung beispielsweise hat Zugang zu relevanten Daten über Kunden, Kommunikation und Verkaufsvereinbarungen, um die Dienstleistungen gut auf die Wünsche der Kunden abzustimmen. Für unsere Marketingabteilung ist es wichtig, die gezeigten Interessen von Besuchern unserer Website und der Kontakte von Offline-Kanälen zu sehen. Außerdem haben einige Analysten Zugang zu verschiedenen Arten von Daten, um unsere Dienstleistungen zu verbessern, und benötigen die Officemanager (personenbezogene) Daten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und Buchführung bei Incentro.

Welche Rechte haben Sie?

Nach den gesetzlichen Vorschriften haben Sie auf entsprechenden Antrag das Recht auf Auskunft zu Ihren personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung und Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Außerdem haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen, und unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung darüber hinaus jederzeit widerrufen. Dies beeinträchtigt jedoch in keiner Weise die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf. Wenn Sie Ihre Rechte in Anspruch nehmen möchten, können Sie uns über die Kontaktdaten am Ende dieser Datenschutzerklärung kontaktieren. Wenn Sie uns eine E-Mail senden, vergewissern Sie sich bitte, dass sie von der E-Mail-Adresse gesendet wird, unter der Sie uns bekannt sind, damit wir wissen, wer Sie sind, und gegebenenfalls die richtigen Informationen einsehen, korrigieren oder löschen können. Es können Umstände vorliegen, die dazu führen, dass wir Ihrem Antrag nicht oder nicht in vollem Umfang stattgeben können. Um Missbrauch zu vermeiden, können wir Sie bitten, sich zu identifizieren, bevor wir die Bearbeitung eines Antrags in die Wege leiten. Wir werden im Prinzip innerhalb eines Monats inhaltlich auf Ihren Antrag reagieren.

Haben Sie Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden?

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, Änderungen melden möchten oder auf diese Datenschutzerklärung reagieren wollen, dann können Sie uns über die unten stehenden Kontaktdaten erreichen. Sie haben auch das Recht, sich mit einer Beschwerde an die nationale Aufsichtsbehörde zu wenden.

Kontakdaten

Gdpr@incentro.com Zu Händen: Compliance Officer Van Deventerlaan 20 3528 AE, Utrecht, Die Niederlande